Backup 3-2-1: como proteger os dados da sua empresa sem complicação

Computador que não liga, HD que queima, notebook roubado, ataque de ransomware que sequestra os arquivos. Cedo ou tarde, toda empresa passa por um desses sustos. A diferença entre um dia ruim e um prejuízo enorme está em uma única pergunta: existe uma cópia recente e que funciona?

A regra 3-2-1

A regra 3-2-1 é uma recomendação antiga e ainda muito eficiente:

• 3 cópias dos dados importantes (o original e mais duas);
• em 2 tipos de mídia diferentes (por exemplo, o computador e um servidor de arquivos ou HD externo);
• com 1 cópia fora da empresa (na nuvem ou em outro endereço).

Assim, um único problema (incêndio, roubo, defeito ou vírus) não leva todas as cópias de uma vez.

O que entra no backup

Comece listando o que a empresa não pode perder:

• arquivos de clientes, contratos e documentos fiscais;
• banco de dados do sistema de gestão, do financeiro ou da loja virtual;
• e-mails importantes;
• arquivos do site (e o banco de dados, no caso do WordPress);
• fotos, projetos e materiais de marketing.

Erros mais comuns

Backup manual. Se depende de alguém lembrar de copiar, um dia não vai acontecer. Backup bom é automático.

HD externo sempre conectado. Ele protege contra defeito no computador, mas não contra ransomware: o vírus criptografa o HD junto com o resto. Pelo menos uma cópia deve ficar desconectada ou protegida contra alteração.

Nunca testar a restauração. Muita gente só descobre que o backup não funcionava no dia em que precisa dele. Teste a restauração de alguns arquivos periodicamente.

Guardar apenas a cópia mais recente. Se um arquivo foi corrompido há uma semana e o backup é sobrescrito todo dia, a cópia boa já se perdeu. Mantenha versões: diárias da última semana, semanais do último mês e mensais dos últimos meses, por exemplo.

Um roteiro prático

1. Centralize os arquivos em um lugar só, como um servidor de arquivos (NAS) ou uma pasta na nuvem, em vez de espalhados em vários computadores.
2. Automatize a cópia local, de preferência todos os dias, fora do horário de trabalho.
3. Envie uma cópia para fora, para a nuvem ou para outro endereço, também de forma automática e criptografada.
4. Defina a retenção, ou seja, por quanto tempo cada versão fica guardada.
5. Monitore: receba um aviso quando o backup falhar.
6. Teste a restauração a cada poucos meses e anote quanto tempo levou.

E o site?

Sites também precisam de backup, separado do que a hospedagem oferece. Guarde cópias dos arquivos e do banco de dados em outro lugar. Se o site for invadido ou uma atualização der errado, você volta à versão anterior em minutos, e não em dias.

Quanto custa não ter backup

Recuperar dados de um disco danificado, quando é possível, costuma custar caro e demorar. Refazer meses de trabalho ou lidar com a perda de informações de clientes custa ainda mais, inclusive em reputação. Um esquema de backup bem feito é um dos investimentos de melhor retorno em tecnologia para qualquer empresa.

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